Materi 1 - Pengertian Arsip dan Kearsipan

Pengertian Arsip

Secara etimologi (asal usul kata), kata arsip berasal dari:

1.    Bahasa Yunani (Greek), yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu;

2.    Bahasa Latin, yaitu felum (bundel), artinya tali atau benang;

3.  Bahasa Inggris, yaitu archieve artinya kumpulan warkat, “record” artinya catatan, dan “file” artinya sekumpulan informasi/warkat;

4.    Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat;

5.    Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat.

Mempelajari pengertian arsip secara etimologi belum dapat memperjelas pengertian kita, maka sebagai perbandingan berikut ini dapat kita pelajari pengertian arsip dari berbagai sumber.

1.    Menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Adapun warkat (record) adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk memantau ingatannya.

2.    Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah:

a.    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b.  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksaaan kegiatan kebangsaan.

Dari berbagai pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat/diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai nilai, disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

Surat/warkat dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat, yaitu mempunyai arti, mempunyai kegunaan dan disimpan dengan teratur.

Arsip mempunyai peranan, antara lain sebagai berikut:

1.    Sebagai pusat informasi, berarti arsip dapat membantu ingatan seseorang tentang suatu naskah tertentu;

2.    Sebagai sumber dokumentasi, berarti arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi dalam rangka pengambilan keputusan secara tepat tentang masalah yang sedang dihadapi;

3.    Sebagai bukti untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi.

Pengertian Kearsipan

Pengertian kearsipan menurut berbagai sumber:

1.    Kamus Administrasi

Kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkirannya.

2.    Ensiklopedia Administrasi

Filing (penyimpanan warkat) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

3.    R. Soebroto

Kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

4.    Drs. E. Martono

Kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan maka dapat ditemukan kembali dalam waktu yang singkat.

Kesimpulan: Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.


TUGAS MATERI 1
Kerjakan soal-soal berikut!

1.   Undang-undang No 43 Thn 2009 tentang kearsipan memberikan aturan dan  pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut?

2.   Apa yang anda ketahui tentang NSPK? Jelaskan!