Materi 4 - Jenis-jenis Arsip

1.    Berdasarkan Bentuk Fisiknya

a.    Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh: surat, kuitansi, faktur dan foto.

b.  Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh: disket, flashdisk, mikro film dan rekaman pada pita kaset.

2.    Berdasarkan Masalahnya

a.   Financial record, yaitu arsip tentang masalah-masalah keuangan, misal: tata cara mengajukan kredit, tata cara pembayaran, jumlah uang yang harus dibayar, tanggal pelunasan/pembayaran. Contoh: kuitansi, giro, cek, kartu kredit.

b.  Inventory record, yaitu arsip yang berhubungan dengan jumlah dan macam persediaan barang, harga, lokasi/tempat, keadaan fisik barang, dsb. Contoh: catatan tentang jumlah barang, merk, ukuran dan harga.

c.  Personel record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, presensi pegawai dan surat keputusan.

d. Sales record, yaitu arsip yang berisi tentang penjualan, misalnya: mutu barang, jumlah persediaan, harga barang, daerah pemasaran, hasil penjualan, prosedur penjualan dan sistem penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

e.  Production record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah hasil produksi, misalnya: jumlah barang, jenis, kualitas, jenis bahan baku, jenis bahan pembantu, jenis mesin yang digunakan, proses pengolahan, dan laporan produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan dan jenis kualitas barang.

3.    Berdasarkan Pemiliknya

a.    Lembaga Pemerintahan

1)   Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia).

2)   Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).

b.    Instansi pemerintah/swasta

1)   Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer yaitu arsip aslinya, sedangkan arsip sekunder yaitu arsip yang berupa tindasan atau karbon kopi.

2)   Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip yang dipusatkan penyimpanannya (sentralisasi), sedangkan arsip unit yaitu arsip yang penyimpanannya dilakukan pada setiap bagian organisasi (desentralisasi).

4.    Berdasarkan Sifatnya

a.  Arsip tidak penting, yaitu arsip yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca. Contoh: surat undangan.

b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan.

c.   Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak.

d. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi dan perlu disimpan selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.

e.  Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai, strategi pemasaran.

5.    Berdasarkan Fungsinya

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut:

1)   Arsip aktif, yaitu arsip yang masih digunakan secara terus menerus.

2)  Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.

3) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan, hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.

b.  Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus oleh organisasi/instansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.